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 會務的“簡”與“繁”
 

牛頓說過:“把簡單的東西復雜化,可以發(fā)現(xiàn)新領域;把復雜的東西簡單化,可以發(fā)現(xiàn)新定律。”用這兩種思維模式去看待會務工作中的“簡”與“繁”,個中妙處值得品味。把復雜的問題簡單化,有利于我們盡快掌握會務工作的規(guī)律和脈絡;把簡單的問題復雜化,有利于我們深入了解會務工作的內(nèi)涵和細節(jié)。這道理與書越讀越薄或越讀越厚的道理異曲同工。

所謂“簡”,指不同類型的會議大都有其周期性和規(guī)律性,細心揣摩不難發(fā)現(xiàn)其中的“套路”。

      從會議的要素來看,召開會議的時間、地點、議程設置一般會有一定的規(guī)律。以某省為例,以省委、省政府名義召開的部門全省性會議大部分會在年初或年尾進行;會議地點大都在省會;議程設置一般都會有總結工作、部署任務和領導講話等。從會議的操作程序看,各類型會議均可按會前籌備、會中服務、會后梳理三個步驟將任務分解,逐項落實。如,會前籌備包括:制定方案,下發(fā)通知,落實人員,印發(fā)須知,布置會場,聯(lián)系新聞報道,安排與會人員食、宿、行,檢查各環(huán)節(jié)落實情況等;會中服務包括:組織報到、發(fā)放材料、引導入座、維護秩序、會場服務等;會后梳理包括:資料歸檔、認真總結等。此外,會場的布置、材料的印制、議程的設置等都有一定的規(guī)律可循。
      應高度重視會議的組織工作,特別是一些規(guī)格高、人員多的會議,更要精心籌備,確保會議順利進行。把紛繁復雜的會務工作,按照“化繁為簡”的思維歸納分類、制定流程,明確每個環(huán)節(jié)的內(nèi)容、完成時限、責任人等,就可以做到忙而不亂、井然有序。

所謂“繁”,指在遵循規(guī)律的前提下要注重細節(jié),周密部署、認真執(zhí)行,確保不錯不漏。

      即便是已經(jīng)程序化的會議,在具體執(zhí)行中,稍有不慎,一些不起眼的小疏忽就可能帶來不可估量的大影響。
      如,某地召開黨代會,由于會場檢查不到位,沒有發(fā)現(xiàn)主席臺后方幕布上黨徽的方向做反了,結果造成重大負面影響。除了會場上出現(xiàn)的各種圖標容易出錯外,由于會前準備不足導致的失誤也時有發(fā)生。某地舉辦與外方簽約儀式,當?shù)仡I導非常重視,黨政主要負責同志到場見證簽約;顒影凑兆h程進展得很順利,但到了簽約環(huán)節(jié),雙方代表坐下后才發(fā)現(xiàn)桌上沒有筆,現(xiàn)場有人連忙拿出自己的筆“救急”才免除了尷尬。
      如何確!靶〖劼辈怀蔀椤爸旅鼈,正是會務工作“繁”之所在。雖然不同類型的會議各有規(guī)律,但不同的會議主題決定了參會人員、會議形式、會議規(guī)模、會議議程的不同;不同的會議場地決定了會場布置、會議編組、食宿安排、人員分配的不同;不同的參會人員決定了會議規(guī)格、安保措施、名單排序、座次擺放的不同。如同中國的山水畫,寥寥幾筆勾畫出整體布局和抽象意境,是為“簡”。一筆筆“蹭、擦、點、染”,使畫面豐富精美、繁而不重、密而不窒,是為“繁”。對于這些在“簡”的規(guī)律下出現(xiàn)的各類不同的“繁”,需要會務人員既要堅持原則,又要機動靈活;既不能只注重規(guī)律忽視了細節(jié),又不能只關注細節(jié)不顧及規(guī)律。具體來講,就是“人要實、事要細、腦要活”。
      “人要實”是指會務工作人員業(yè)務基礎要實,工作作風要實。要具有較強的大局觀念和政治意識,講政治、講紀律,嚴格按組織原則和有關規(guī)定辦事;要有較強的業(yè)務能力,通曉政策規(guī)定,熟悉會務規(guī)程,了解有關部門職能,具有較好的綜合協(xié)調(diào)能力;要有較強的責任意識和奉獻精神,做到事不避難、勇于擔當,甘于吃苦、樂于奉獻;要保持良好的工作狀態(tài),在任何情況下都急而不躁、忙而不亂。
      “事要細”是指各項事務要嚴格把關、細致安排、深思熟慮,確保不出紕漏。具體要做到“三個一”:會前,把各個細節(jié)“想一遍”,確保沒有遺漏;會中,把所有事項現(xiàn)場“查一遍”,對每一個環(huán)節(jié)做到心中有數(shù);會后,把整個活動“回想一遍”,總結分析經(jīng)驗教訓。侯衛(wèi)東官場筆記
      “腦要活”是指會務工作人員頭腦要靈活,對突發(fā)事件要隨機應變。會前要多想幾個“萬一”,多設計幾套預案,對臨時動議和突發(fā)情況要處變不驚,及時化解各類問題。



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